เครื่องมือที่ใช้ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ

วันนี้จะพาเพื่อนๆ มาทบทวนความรู้กับเครื่องมือที่ใช้ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ

การออกแบบระบบมักจะใช้รูปแบบและสัญลักษณ์ เครื่องมือที่ใช้มีอยู่มากมายหลายชนิดแต่ละชนิดมีความแตกต่างกัน ใช้ในโอกาสที่แตกต่างกัน เครื่องมือแต่ละอย่างมีวิธีการสร้างคุณสมบัติ และการใช้งานที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับนักวิเคราะห์ระบบว่าจะนำไปใช้ในขั้นตอนใด

แผนภูมิ Block Diagram
เป็นแผนภูมิที่มีลักษณะของการใช้ Block สี่เหลี่ยมผืนผ้าเป็นตัวแทนของกิจกรรมต่างๆ หรือใช้แทนความคิดที่ต้องการจะทำการวิเคราะห์และออกแบบระบบงานซึ่งสามารถนำไปใช้ในการเขียนเป็นแผนภูมิของกิจกรรมต่างๆ ได้หลายอย่าง เช่น
1. การใช้ Block Diagram ในการเขียนแผนภูมิการจัดองค์กร (Organization Chart) ซึ่งเป็นแผนภูมิที่แสดงให้เห็นว่าองค์กรนั้นๆ มีการจัดการแบ่งเป็นองค์ประกอบย่อยๆ เช่น แบ่งออกเป็นฝ่ายแบ่งเป็นแผนก เป็นหน่วย มีงานอะไรบ้าง กี่หน่วยงานและหน่วยงานต่างๆ เหล่านั้นมีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกันในทางสายการบังคับบัญชาอย่างไรเป็นต้น

2. การใช้ Block Diagram ในการเขียนแผนภูมิการทำงานของระบบงาน (System Flowchart) เป็นแผนภูมิแสดงความสัมพันธ์ในการทำงานของระบบใดๆ ว่าในระบบนั้นมีความสัมพันธ์กันอย่างไร
3. การใช้ Block Diagram ในการเขียนแผนภูมิเพื่อแสดงขั้นตอนการทำงานของโปรแกรม (Program Flowchart) เป็นแผนภูมิแสดงการทำงานของโปรแกรมแบบเป็นขั้นตอน ตั้งแต่เริ่มต้นโปรแกรม ไปจนสิ้นสุดการทำงาน ซึ่งอาจจะแบ่งออกเป็น Routione การทำงานใหญ่
4. การใช้ Block Diagram ในการเขียนแผนภูมิแสดงการไหลของข้อมูล (Data Flow Diagram : DFD) เป็นแผนภูมิที่ใช้สำหรับการแสดงการไหลไปของข้อมูลเพื่อแสดงให้เห็นว่าการปฏิบัติงานไปตามลำดับขั้นตอน แผนภูมิการจัดองค์กร Organization Chart
เป็นแผนภูมิที่แสดงให้เห็นว่าองค์กรนั้นๆ มีโครงสร้างหรือการจัดการแบ่งเป็นองค์ประกอบย่อยๆ เช่น แบ่งออกเป็นฝ่าย เป็นหน่วยงานอะไรบ้าง กี่หน่วยงานและหน่วยงานเหล่านั้นมีความสัมพันธ์ในสายการบังคับบัญชาอย่างไร รวมทั้งแสดงถึงความสัมพันธ์ของแต่ระตำแหน่ง


ภาพที่ 7.1 แสดงแผนภูมิกาจัดองค์กร (Organization Chart)

แผนภาพการแจกจ่ายงาน (Work Distribution Chart)
เป็นแผนภาพแสดงการแจกจ่ายงาน ซึ่งแสดงให้เป็นถึงงานต่างๆ ที่ต้องทำว่ามีอะไรบ้าง ใครเป็นผู้ทำ และใช้เวลาเท่าใด รวมทั้งยังช่วยผู้บริหารโครงการแจกจ่ายงานให้แต่ละบุคคลได้อย่างทั้งถึงและสมดุล

ภาพที่ 7.2 ภาพแสดงการแจกจ่ายงาน

แผนภูมิ Gantt Chart (Gantt’s Chart)
เป็นแผนภูมิแท่งชนิด Bar Chart เพื่อแสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมต่างๆ ที่จะต้องกระทำกับระยะเวลาหรือเวลาสำหรับการปฏิบัติงานของกิจกรรมนั้นๆ ทำให้เข้าใจภาพรวมของระบบได้ง่ายขึ้น Gantt Chart ที่สร้างในส่วนบนตามแนวนอนจองตารางจะแสดงหน่วยเวลา เป็นชั่งโมง วัน สัปดาห์ เดือน หรือหน่วยเวลาตามที่นักวิเคราะห์ระบบกำหนด

ภาพที่ 7.3 แสดงแผนภูมิ Gantt Chart

ปฏิทินการปฏิบัติงาน (Time Schedule and Time Table)
เป็นปฏิทินในรูปแบบลักษณะของคาราง ซึ่งแสดงงานที่ต้องทำ วันที่ที่เริ่มทำงานและ วันที่ที่ทำงานเสร็จ

ภาพที่ 7.4 แสดงปฏิทินการปฏิบัติงาน

ตาราง Input / Output Table
เป็นคารางที่ใช้สำหรับการสร้างหรืออกแบบตาราง Output หรือตารางเสนอผลการประมวลผลต่างๆ ซึ่งประกอบด้วยส่วนสำคัญ 2 ส่วน คือ
1. ส่วนที่เป็นรายการ Input ประกอบด้วย รายการต่างๆ ทั้งหมดที่จะนำมาประมวลผล ส่วนนี้จะอยู่ทางด้านซ้ายมือของตารางสำหรับใช้ในการเลือกเป็นรายการของตารางปกติตารางหนึ่งๆ จะมีรายการที่มีความสัมพันธ์กับประมาณ 2-5 รายการ
2. ส่วนของเลขตาราง ซึ่งในส่วนนี้จะมีจำนวนตารางเท่าใดก็ได้

ประโยชน์ของตาราง Input / Output Table
1. ทำให้ทราบจำนวนตารางที่ได้ทำการออกแบบทั้งหมด
2. ทำให้ทราบความสัมพันธ์ของรายการต่างๆ ของแต่ระตาราง ซึ่งจะเป็นการง่ายในการออกแบบตารางต่อไป
3. เป็นการง่ายที่ตะตรวจสอบว่า มีรายการใดบ้างที่ยังไม่ได้รับการออกแบบตารางจะได้ทำการออกแบบตารางของรายการนั้นๆ ต่อไป
4. เป็นการง่ายที่จะตรวจสอบว่าตารางใดบ้างที่มีรายการซ้ำกัน ที่ควรจะทำการตักออก

ภาพที่ 7.5 แสดงตาราง Input / Output Table

การวิเคราะห์ข่ายงาน (Network Analysis)
แผนภาพเครือข่าย (Network) คือ แผนภาพที่ใช้แสดงกิจกรรมต่างๆ ที่จะต้องทำเพื่อให้โครงการสำเร็จลงอย่างมีระบบ ส่วนประกอบของเครือข่ายจะประกอบด้วย Node ซึ่งใช้แสดงเหตุการณ์ต่างๆ การเขียนตารางเวลาการทำงานโดยใช้เครือข่ายมีอยู่ 2 วิธีที่นิยมใช้กันอยู่ คือ
1. PERT : Program Evaluation and Review Technique
2. CPM : Critical Method

1. PERT : Program Evaluation and Review Technique
เป็นแผนภาพที่ใช้สำหรับแผนภาพที่ใช้สำหรับจัดตารางของงานในการพัฒนาระบบ ซึ่งแสดงถึงลำดับการทำงานกับเวลา รวมทั้งยังอำนวยความสะดวกให้ผู้วางแผน แผนภาพนี้มีความละเอียดในการแสดงรายละเอียดของงานได้มากกว่า Gantt Chart ที่แสดงเพียงลำดับของงานกับเวลา PERT เป็นเครื่องมือสำหรับการวางแผนและควบคุมให้งานต่างๆ สำเร็จภายในเวลาที่กำหนด และยังแสดงความสัมพันธ์ระหว่างเหตุการณ์และกิจกรรมต่างๆ

ภาพที่ 7.6แสดงแผนภาพ PERT : Program Evaluation and Review Technique

ข้อดีของ PERT
1. ใช้พิจารณาจัดลำดับงานต่างๆ โดยเฉพาะงานที่ต้องทำเป็นอิสระจากกัน
2. ใช้ประมาณเวลาที่ใช้ในแต่ละกิจกรรม รวมทั้งเวลาที่ใช้ทั้งโครงการ
3. สารมารถชี้ให้เห็นงานที่มีผลกระทบต่องานอื่นๆ ทั้งโครงการ ถ้างานนั้นสำเร็จช้ากว่ากำหนด
4. ใช้ประมาณค่าเฉลี่ยของเวลาที่ใช้สำหรับการทำตารางใหม่ เพื่อโตรงการสำเร็จ
5. ใช้คำนวณเวลาที่ต้องใช้มากที่สุดสำหรับโครงการ

2. CPM : Critical Method
เป็นเครื่องมือทางด้านการจัดการเพื่อใช้ในการกำหนด การรวม และวิเคราะห์กิจกรรมรวมต่างๆ ที่จะต้องทำในโครงการอย่างประหยัดที่สุดและให้สำเร็จทันเวลา โดยเริ่มจากการแยกกิจกรรมต่างๆ ในโครงการออกเป็นกิจกรรมย่อยๆ ซึ่งกิจกรรมแต่ละกิจกรรมต้องใช้เวลาในการทำงานเป็นช่วงเวลาหนึ่ง ฉะนั้นจึงมีจุเริ่มต้นและขุดสิ้นสุดของแต่กิจกรรม Critical Path คือ การคำนวณระยะเวลาตั้งแต่เริ่มต้นกิจกรรมแรกไปจนเสร็จสิ้นกิจกรรมแรกไปจนเสร็จสิ้นกิจกรรมสุดท้าย หากมีกิจกรรมที่ทำพร้อมกัน (เส้นขนานกัน) ให้ใช้เวลาที่นานที่สุดมาคำนวณ

ภาพที่ 7.7 แสดงกำหนดเวลา CPM : Critical Method
Critical Path คือ 1-2-3-4-5-6-7 ใช้เวลาทั้งหมด 10 วัน

นิติรัตน์ (นิ)